RIB eVergabeplattformen bieten höhere Prozesssicherheit durch Mitzeichnungen und Genehmigungsstufen

Vergabestellen können die Freigabe von Prozessschritten im Vergabeverfahren von sogenannten elektronischen Mitzeichnungen oder Genehmigungsstufen erforderlich machen. Diese werden oft in Abhängigkeit vom voraussichtlichen Vergabewert festgelegt.  Das heißt in der Praxis: Der Mitarbeiter muss die von ihm erstellten Vergabeunterlagen immer nach den Dienstanweisungen oder Freigabevorschriften seines Fachbereichs abzeichnen lassen. Erst danach kann der Prozess fortgeführt werden. Dies dient der Fehlervermeidung und gleichzeitig dem Schutz des Mitarbeiters selbst.

Mit dem RIB eVergabe Zusatzmodul Mehrfachfreigaben und Mitzeichnungen kann eine Vergabestelle auf den RIB eVergabeplattformen jetzt selbst definieren, wie viele Mitzeichnungen für einen bestimmten Prozessschritt auf der Plattform erforderlich sind und welche der Benutzer hierfür autorisiert sind. Eigene Dienstanweisungen für Mitzeichnungen oder Freigabegrenzen können mit dem Modul sehr flexibel umgesetzt werden. Beispiel: Ein einfacher Sachbearbeiter der Abteilung Tiefbau hat die Berechtigung, die Vergabeunterlagen bis zu einem Gesamtwert von 24.999 EUR selbst freizugeben. Erst ab einem Schätzwert von 25.000 EUR muss der nächste Vorgesetzte mitzeichnen. Dieser ist aber auch nur berechtigt, bis zu einem Wert von 49.999 EUR eigenständig zu entscheiden. Bei höheren Werten muss auch dessen Vorgesetzter oder Fachbereichsleiter zustimmen.

Besonderes Merkmal des RIB eVergabe Moduls ist, dass für jeden auf der Vergabeplattform relevanten Freigabeprozess unterschiedliche Mitzeichnungsstufen und Wertgrenzen definiert werden können. So können zum Beispiel für die Publikation und Freigabe der Vergabeunterlagen zwei Mitzeichnungen erforderlich sein, während für die Zuschlagserteilung aber fünf unterschiedliche elektronische Mitzeichnungen notwendig sind. Für alle Mitzeichnungen können die Wertgrenzen eigenständig definiert werden. Alle Mitzeichnungen und Freigaben werden revisionssicher von der Vergabeplattform protokolliert und können zu jedem Zeitpunkt von autorisierten Mitarbeitern eingesehen werden.